Im Bereich „Pläne & Abläufe" legst du Aufgaben an, die der Legal Agent selbständig und wiederholt erledigt, ohne dass jemand eine Unterhaltung starten muss. Einen solchen Eintrag nennen wir Plan.
Wozu er dient
Wiederkehrende Arbeit mit Verträgen, die du sonst jedes Mal von Hand anstoßen würdest, zum Beispiel:
ein wöchentlicher Bericht über anstehende Kündigungsfristen und Verlängerungen,
ein monatlicher Überblick über offene Risiken in einem bestimmten Ordner,
jeder neu hochgeladene Lieferantenvertrag wird automatisch mit einem bestimmten Playbook geprüft,
bei einer neuen Vertragsversion entsteht automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen.
Zwei Arten von Auslösern
Jeder Plan hat einen Auslöser, der festlegt, wann er läuft:
Nach Zeitplan: täglich, wöchentlich (an einem bestimmten Wochentag), monatlich, quartalsweise oder jährlich, jeweils zu einer festen Uhrzeit in einer bestimmten Zeitzone. Ohne andere Angabe gilt Europe/Zurich.
Bei einem Ereignis an einem Vertrag: wenn ein Vertrag hochgeladen wird, eine neue Version bekommt oder seinen Status ändert.
Wie ein Lauf funktioniert
Ein neuer Agent-Lauf pro Auslösung. Er kennt keine frühere Unterhaltung. Deshalb muss die Anweisung vollständig und in sich verständlich sein.
Bezüge werden fest verknüpft. Verträge, Playbooks und Ordner werden nicht nur beschrieben, sondern direkt hinterlegt. Bei jedem Lauf werden sie neu geladen, und zwar mit deinen aktuellen Zugriffsrechten.
Jeder Lauf schreibt sein Ergebnis in eine eigene Unterhaltung. Auf Wunsch entsteht zusätzlich ein Dokument oder ein Bericht. Pläne, die einen Bericht erstellen, erscheinen auch auf der Seite Berichte.
Wer benachrichtigt wird: du selbst immer. Zusätzlich kannst du Kolleginnen und Kollegen aus dem Workspace angeben, die dann Zugriff auf das Ergebnis erhalten. Einen Bericht kann man auch als PDF per E-Mail verschicken lassen.
Kosten: Jeder Lauf verbraucht Credits des Workspace. Darum bestätigst du jeden neuen Plan zuerst über eine Übersichtskarte, bevor er aktiv wird.
Was du dort tun kannst
Pläne anlegen, pausieren und wieder aktivieren
den Verlauf ansehen: wann ein Plan gelaufen ist und ob er das Versprochene auch geliefert hat. „Erfolgreich" heißt nicht immer, dass zum Beispiel der Bericht tatsächlich entstanden ist.
einen zeitgesteuerten Plan sofort zusätzlich laufen lassen, etwa um einen fehlgeschlagenen Lauf zu wiederholen. Bei ereignisgesteuerten Plänen geht das nicht, sie laufen erst beim nächsten Ereignis wieder.
Plan im Chat einrichten
Beschreibe dem Legal Agent einfach, was wann passieren soll, dann richtet er den Plan ein und du bestätigst ihn.